Obchodné stretnutie je jednou z foriem obchodnej komunikácie, ktorej cieľom je kolektívna diskusia, porozumenie problémov a problémov podniku (organizácia) a prijatie vhodného rozhodnutia.
Typy obchodných stretnutí sú pridelené na hlavný cieľ alebo úlohy, ktoré je potrebné riešiť: plánovanie, motivácia, vnútorná rutina činností, monitorovanie činností zamestnancov a iné.
Vedenie a príprava pracovnej schôdzky má určitú technológiu, na ktorú môžete ľahko zvládnuť túto formu obchodnej komunikácie.
Krok 1. Určenie účelu stretnutia a programu.
Obchodné stretnutie nie je len schôdzouzamestnanca. Jeho cieľ by mal vyzerat ako výsledok, teda prijatie konkrétneho rozhodnutia. Preto musí byť tento výsledok formulovaný vopred. Čím konkrétnejšia je formulácia rozhodnutia, tým účinnejšie bude stretnutie a výsledok bude dosiahnutý. V procese stanovenia cieľa musí organizátor odpovedať na otázku: Môže sa tento problém vyriešiť konkrétnym zamestnancom v súčasnom pracovnom poriadku? Je možné nahradiť stretnutie inou formou riešenia?
Agenda je pripravená vopred. Účastníci stretnutia by mali byť oboznámení s nadchádzajúcou diskusiou s potrebnými materiálmi, aby mohli riešenie zvážiť. Okrem toho každá položka programu musí mať vlastný cieľový výsledok. Okrem bodov programu sú účastníci stretnutia informovaní o čase pridelenom na diskusiu o každej otázke.
Krok 2. Určenie času a počtu účastníkov.
Tradične obchodné rokovania (okremnúdzové situácie) sa konajú v určitý deň v týždni odpoledne. Identifikujte okruh účastníkov takým spôsobom, aby ste zvládli minimálny počet zamestnancov. Najlepšou možnosťou je 6-7 osôb. Konštruktívne riešenie problémov a problémov závisí od prítomnosti iba záujemcov. Je lepšie zveriť stretnutie tým zamestnancom, ktorí majú najväčšiu kvalifikáciu v tejto téme.
Krok 3. Organizácia miesta konania.
Organizátori by mali predvídaťprípadne kompatibilita účastníkov stretnutia. To vám umožní usporiadať stoličky a sedieť ľudí s cieľom zvýšiť efektivitu komunikácie. Informácie sa vnímajú lepšie a rýchlejšie, ak môžete jasne vidieť tvár, oči, gestá rečníka.
Krok 4. Uskutočnenie stretnutia: trvanie a plán.
Obchodné stretnutie má niekoľko komponentov,ktoré priamo ovplyvňujú efektívnosť rozhodovania. Trvanie by nemalo prekročiť 40-45 minút. Psychologicky, kolektívna myseľ nemôže nad touto dobou pracovať produktívne. Ak je potrebné pokračovať v diskusii, odporúča sa urobiť prestávku najmenej 30 minút, čo zvyšuje zdravotný stav a pozornosť.
Pracovné stretnutie by malo mať pravidlápredstavenie. Na kontrolu dodržiavania predpisov zodpovedá predseda. Rešpektovanie predpisov všetkých účastníkov stretnutia však poukazuje na kompetenciu zamestnancov.
Krok 5. Zápis z rokovania.
Vypracovanie oficiálneho dokumentuhlavné fázy stretnutia, mená a rečníci, návrhy a rozhodnutia, ktoré sú podstatnou súčasťou obchodného stretnutia. Na základe protokolu má manažér právo požadovať vykonanie prijatých rozhodnutí.
Krok 6. Analýza prípravy a priebehu stretnutia.
Ak je to možné, obchodné stretnutie sa považuje za úspešnékladne odpovedať na otázky: Ako správne je kruh účastníkov stretnutia? Umožnila lokalizácia účastníkov efektívnosť komunikácie? Ako zaujímali účastníci diskusie? Čo slúžilo ako spontánne rozhodovacie stratégie? Aké protirečenia medzi osobnými a kolektívnymi cieľmi sa prejavili? Aký bol dôvod konfliktov (ak sa vyskytli)? Bolo času na schôdzku efektívny?
</ p>
